So gelingt der Wechsel zum agilen Arbeiten

Ausprobieren würde man dieses agile Projektmanagement ja schon gerne mal. Aber wo fängt man da bloß an? Als Test-Ballon in einem kleinen Team oder gleich im ganzen Unternehmen? Viele stellen sich diese Fragen, doch leider ist die Antwort nicht so einfach. Jedes Team ist anders, genauso wie die Bereitschaft Arbeitsprozesse umzustellen. Wie es funktionieren könnte zeigen wir hier:

Kick-off

Um eine grundlegende Akzeptanz, eine gemeinsame Basis und Verständnis zu gewährleisten, ist zunächst ein gemeinsames Kick-off nötig. Bei allen grundlegenden Veränderungen ist es wichtig, die Betroffenen nicht nur sachlich, heißt mit harten Fakten (z.B. Zeitersparnis, mehr Flexibilität), sondern auch auf emotionaler Ebene zu überzeugen. Die gemeinsame Erarbeitung der Grundlagen kann daher dazu führen, dass sie zu Skeptiker zu Mitwirkenden werden. Ein gemeinsames Ziel nimmt die Angst vor dem Neuen und Ungewohnten.

Mit einem offenen und engagierten Team ist es jedoch nicht getan. Nun müssen die agilen Prozesse Schritt für Schritt umgesetzt werden. Wichtig dabei: Vorbild sein. Agile bedeutet, dass sich die Teams selbstständig organisieren. Mikromanagement der Teams ist deshalb völlig fehl am Platz.

Do the work

Ein entscheidender Faktor beim agilen Projektmanagement ist Definition der Productvision, Product Roadmap und des Release Plans. Sie sind die Basis für die Arbeit des Team, da sie die Richtung vorgeben. Im sogenannten Backlog können dann alle anstehenden Aufgaben, mit Priorität festgehalten werden. Im Sprint Meeting vor dem eigentlichen Start der Arbeit legt das Team dann gemeinsam fest, welche To-Dos sie im anstehenden Sprint angehen werden.

Ist die Vorarbeit geleistet, helfen die Daily Meetings das Team sich zu fokussieren. Hier kommen sie für eine sehr kurze (nicht länger als 15 Minuten!) Besprechungen zusammen und beantworten folgende Fragen:

  • Woran hast du gestern gearbeitet?
  • Woran wirst du heute arbeiten?
  • Steckst du fest? Wenn ja, wo?
  • Gibt es irgendetwas, das das Team veranlasst die Zeitplanung, etc. zu ändern?

Diese Meetings führen dazu, dass alle Teammitglieder immer auf dem neuesten Stand sind, Unklarheiten direkt geklärt werden und schnell auf mögliche Probleme oder Veränderung reagiert werden.

Review and Repeat

Der erste Sprint ist geschafft, auf zum nächsten? Nicht so schnell. Ein Schlüsselelement des agilen Projektmanagements sind die Reviews.

Da gibt es die Sprint Review, in der die Teammitglieder nach jedem Sprint das erstellte Produkt, den Content, etc. vorstellt.

Außerdem wird nach jedem Sprint eine Sprint Retrospektive durchgeführt, in der das Team, was gut gelaufen ist und was man ändern könnte.

Es ist unerlässlich, dass die Learnings aus diesen Meetings mit in die nächsten Sprints und Projekte einfließen. Alles, was das Team jetzt noch tun muss, ist, den Prozess zu wiederholen und das Gelernte in die nächsten Sprints und Projekte einfließen zu lassen.